Reuniones Improductivas.
Si alguien nos pidiera que definiéramos las reuniones en unas pocas palabras, la gran mayoría de nosotros diríamos: “una pérdida de tiempo”. En general, y en términos de Productividad, las reuniones están mal vistas y todo el mundo intenta evitarlas a toda costa. En muchas empresas y organizaciones hay personas que sufren “reunioadicción”.
Cualquier motivo o excusa les vale para convocar una reunión. Su instintiva reacción ante cualquier conflicto o situación es «¿por qué no nos reunimos y lo hablamos?». ¿Por qué fallan la mayoría de las reuniones? Por alguna o varias de las siguientes causas:
a) Material y contenidos no preparados
b) Objetivos no o mal definidos
c) Roles de los asistentes no o mal definidos
d) Duración excesiva
e) No se traducen en ACCIONES
Pregúntate lo primero: ¿Tengo que asistir de verdad?
Segundo: Si de verdad debo asistir, entonces
Algunas técnicas para vencer a este ladrón del Tiempo SI CONVOCAS TÚ LA REUNIÓN:
Asegúrate que todo el mundo sabe el propósito y los objetivos reales de la reunión horas o días antes de entrar en la sala.
• Si los asistentes tienen que aportar o presentar algo, asegúrate que lo saben con suficiente antelación para que lo preparen bien. Házselo saber.
• Haz que la reunión sea breve, que no exceda los 25-30 minutos. De ese modo los asistentes la percibirán como algo positivo, irán al grano, aportarán ideas y todos permancerán atentos y participativos.
• Al empezar declara brevemente el objetivo de la reunión y qué esperas de cada uno de los asistentes. «Esto es lo que vamos a hablar, esto es lo que espero de vosotros y esto es lo que tenemos que conseguir al salir por esa puerta».
• Como responsable tienes que ser dinamizador y motivador: Pregunta, provoca reacciones, promueve el debate, provoca el nacimiento de ideas y propuestas.
• Al terminar levanta un acta, que quede constancia escrita y clara de lo que se ha dicho y sobre todo de los compromisos y tareas que cada uno de los asistentes tiene que hacer. Es fundamental que la reunión se traduzca en acciones concretas y tangibles… o no habrá servido para nada.
¡Recuerda! Las reuniones no son ni productivas ni improductivas. Somos nosotros los que las hacemos así. En tu mano, en vuestra mano está en que sean útiles y eficaces.
